Speak

Resumo

O Speak foi o primeiro projeto da AD&M Consultoria Empresarial que consistiu em repassar conteúdos aos clientes em forma de facilitação em detrimento das tradicionais entregas. No começo foi realizado um diagnóstico, de forma com que fosse possível decidir quais os temas que mais gerariam valor considerando a realidade do cliente. Ao total foram ministradas 10 facilitações com os seguintes temas: Controle Financeiro, Gestão Orçamentária, Modelo de Vendas, Planejamento Estratégico, Planejamento Financeiro, Precificação, Recrutamento e Seleção, Indicadores de Desempenho, Plano de Treinamento e Jornada do Usuário.

Contextualização

     Pedro Helou é o fundador do Instituto Verbalize e também cliente do projeto Speak. A ideia da empresa surgiu quando ele sentiu a necessidade de trabalhar a oratória pelo fato de ser gago, problema que foi superado. Os primeiros passos da organização aconteceram em Budapeste na Hungria em 2013, onde ele se reunia com pessoas de diferentes partes do mundo em seu quarto para treinar apresentações, na época, era conhecida como Institute Practice Speach, e quando retornou ao Brasil em 2014, tornou-se Instituto Verbalize. Seu primeiro curso ministrado foi para a AD&M Consultoria Empresarial, sendo este o primeiro contato entre as duas empresas, que hoje são parceiras.

     

     O objetivo de Pedro e de sua organização é ajudar pessoas a melhorar a comunicação, para isso, quatro serviços são ofertados:

 

Academia: É um serviço B2C (Business to consumer) que não se trata de um curso normal com início, meio e fim, pois, funciona como uma academia, em que planos são pagos para que as pessoas utilizem por determinados períodos de tempo. Isso significa que os clientes possuem a liberdade de praticar oratória durante o tempo que acharem necessário. Este é o produto mais popular e trabalhoso para a empresa, sendo aquele que cobre praticamente todos os custos, além disso, a captação de clientes é completamente passiva, ou seja, significa que a empresa não faz grande esforço para conquistar o público.

 

In Company: É um serviço B2B (Business to business) que a AD&M comprou no começo da parceria. Nele, os conteúdos da academia são compilados em cerca de 14 horas de aula, de forma com que se torne na prática um curso presencial. Este é o produto mais rentável para a Verbalize, não exigindo um esforço muito grande para sua preparação, entretanto, a captação de clientes deste serviço é ativa, exigindo mais esforço nas negociações por parte da organização.

 

Palestras: Não é um serviço vendido, é mais utilizado para promover os demais produtos da empresa em outras organizações ou eventos.

Negociação

     A negociação se deu final de 2018 (dezembro). A AD&M vivia um contexto em que ainda tinha por objetivo poder vender mais alguns projetos para alcançar os reconhecimentos esperados no Movimento Empresa Júnior (Alto Crescimento e Alto Impacto).

     

     Os sócios, Pedro e Diogo, chamaram um dos analistas de negócios da AD&M para pedir a opinião sobre alguns tópicos da Verbalize. Nessa reunião, surgiram diversas dúvidas sobre como conduzir melhor a melhoria da captação de clientes e a estruturação interna (financeira e operacional).

 

     Nessa conversa surgiu a ideia de testar um modelo de projeto que ainda não havia sido executado pela AD&M, que era sobre facilitar momentos e co-criar com os clientes soluções para os problemas que eles tinham internamente na Verbalize fossem resolvidos, visto que não havia muito capital para a aquisição de um projeto mais complexo, que na época, foi visto como necessário. Porém, naquele período, ambas as empresas entrariam em recesso, assim, o projeto acabou se postergando para o ano de 2019.

 

     Com a ideia em mente, foi elaborado um esboço de solução, que como citado anteriormente, consistiria 2 semanas de diagnóstico imersivo com o auxílio dos gerentes de projeto da AD&M. Após a conclusão do diagnóstico, seriam priorizadas algumas soluções que a AD&M deveria facilitar.

 

      A ideia de escopo foi apresentada aos 3 gerentes (Organização e Pessoas, Marketing e Finanças), visto que o diagnóstico poderia apontar facilitações em qualquer uma das áreas. Os gerentes acreditaram que a ideia tinha potencial, a adequaram para que que a AD&M tivesse menos riscos na execução, montaram um protótipo de cronograma (ideal), que já previa que poderiam haver erros e variações inesperadas ao longo do projeto.

   

     Algo que se seguiu, foi a apresentação do protótipo da solução para os clientes, visto que a AD&M nunca havia executado isso anteriormente, sendo este fato nivelado ao cliente.

 

     Os clientes aceitaram testar a ideia, por um valor global de R$ 10.000,00, por um período de projeto que duraria em torno de 12 semanas. O projeto foi o primeiro vendido no ano pela AD&M e concretizou uma parceria ainda maior entre as duas empresas, no que tange relacionamento, confiança e abertura para novos projetos, além de abrir portas para novos modelos e formatos de escopo para a AD&M.

Desenvolvimento

     O diagnóstico feito teve uma duração de duas semanas, enquanto cada uma das facilitações contou com um ciclo de 4 dias de preparação, e um dia para que os conteúdos fossem ministrados. Tudo foi desenvolvido da seguinte forma:

 

Diagnóstico: No começo foi pedido para que Pedro contasse a história da empresa e como era sua estrutura, neste ponto, informações de como funcionavam os serviços, quais cargos, funções, custos, receitas e demanda foram conseguidas. Depois, foi feita uma árvore de problemas para encontrar aspectos críticos para a Verbalize, de forma com que as facilitações fossem adequadas ao contexto. Por fim, os gerentes foram envolvidos no diagnóstico, realizando entrevistas para encontrar os principais pontos de melhoria dentro da empresa, entretanto, a então gerente de marketing não participou desta etapa, pois, o cliente considerou que Organização & Pessoas e Finanças eram áreas de maior urgência dentro da organização.

 

Controle Financeiro: Facilitação foi ministrada pelo consultor (João Lopes) e pelo então gerente de finanças (Daniel Bernardon). Ela consistiu em mapear um processo financeiro junto com o cliente, de forma com que fosse possível ele fazer o mesmo com os demais processos. Como ferramentas foram utilizados post-its para tornar mais visual para o cliente.

 

Gestão Orçamentária: Facilitação ministrada pelo consultor e pelo gerente de finanças. Foi criado um passo a passo para que uma gestão orçamentária fosse realizada, considerando histórico de receitas, custos, projeções, metas, possíveis investimentos e a necessidade de revisões constantes. Por fim, foi mostrado ao cliente um exemplo de orçamento elaborado pela AD&M, para que ele pudesse utilizar como base para as projeções.

Modelo de Vendas: Facilitação ministrada pelo consultor e pelo follow-up do projeto, até então também presidente institucional da AD&M (Pedro Guerra). Para conseguir os insumos necessários foram realizados benchmarkings com outras empresas juniores, no caso, Grupo Gestão e Fluxo, de forma com que fosse possível dar exemplos no momento de construir o processo de vendas. Na reunião houve uma modelagem do processo de captação ativa da Verbalize, incorporando as boas práticas conseguidas anteriormente.

 

Planejamento Estratégico: Facilitação ministrada pelo consultor. Foi apresentado ao cliente a metodologia de Peter Killing “Must Win Battles” ou MWB. Depois, foram criadas uma batalha, um objetivo-chave, um meio-chave e uma atividade-chave, de forma com que fosse possível a Verbalize fazer todos os demais.

 

Planejamento Financeiro: Facilitação ministrada pelo consultor. Foram feitos estudos sobre fluxo de caixa e como realizar previsões em relação a ele, a partir disso, este conteúdo foi repassado ao cliente para que ele pudesse realizar suas próprias projeções, auxiliando assim a Verbalize em seu planejamento financeiro.

 

Precificação: Facilitação ministrada pelos consultores João Lopes e Renan Freitas. O foco principal da reunião foi a precificação por mark-up, pois, o cliente não sabia como ratear e rastrear os custos de forma com que os gastos fossem divididos entre todos os serviços. Também foi criada uma ferramenta simples para que esta precificação fosse feita, entretanto, tratava-se apenas de um protótipo que deveria ser aprimorado pela Verbalize.

 

Recrutamento e Seleção: Facilitação ministrada pelo consultor do projeto. Mais uma vez um processo foi construído junto ao cliente, de forma com que o recrutamento e seleção fosse devidamente estruturado, depois, foi ensinado como competências são mapeadas e avaliadas. Por fim, foram compartilhadas boas práticas adquiridas nos estudos prévios e no processo seletivo da AD&M.

 

Indicadores: Facilitação ministrada pelo consultor do projeto. Foram mostrados indicadores financeiros e de desempenho que se adequassem à realidade da empresa. Além disso, o cliente aprendeu a como criar e registrar indicadores de forma com que fosse possível mensurar o rendimento da empresa.

 

Plano de Treinamento: Facilitação ministrada pelo consultor do projeto. Foi ensinado ao cliente como fazer uma análise das necessidades de treinamento (ANT), de forma com que as competências mais deficitárias dos novos contratados pudessem ser treinadas corretamente dentro da Verbalize.

 

Jornada do Usuário: Facilitação ministrada pelos consultores Bruna Veríssima, João Lopes e Luis Lopes. Todas as etapas da jornada do usuário foram explicadas ao cliente, para que depois, fosse possível mapeá-la com os devidos pontos de atenção e horas da verdade.

Conclusão

     As conclusões retiradas do projeto foram divididas em duas categorias, sendo elas:

 

Erros:

 

★ O consultor responsável não tinha experiência alguma com diagnóstico até o projeto começar, por isso, recomenda-se que para realizar esta etapa, algum tipo de preparo prévio seja feito com quem de fato for executar o projeto.

 

★ Segundo o mentor do projeto, 5 dias úteis é um prazo muito curto para se aprender um conteúdo novo e repassá-lo adiante, por isso, recomenda-se que o espaço entre as facilitações sejam aumentados para os próximos projetos.

 

★ Não foi levado em consideração o tamanho da empresa-cliente, o que fez com que o número de facilitações fosse excessivo. No caso, a Verbalize teve grandes dificuldades em implementar 10 conteúdos diferentes.

 

★ Os temas mais técnicos e urgentes para a Verbalize poderiam ter durações maiores que apenas uma facilitação, pois, a maioria dos conteúdos foi passada de forma superficial.

 

★ Todas as facilitações deveriam ter sido feitas em duplas, pois, em momentos de co-criação uma nova cabeça sempre consegue agregar, entretanto, com a última reunião sendo conduzida por 3 pessoas, houve falta de foco.

 

Acertos:

★ O diagnóstico foi um sucesso graças a participação dos gerentes, pois, com o conhecimento técnico eles conseguiram fazer as perguntas certas ao cliente, de forma com que fosse possível definir temas que realmente agregaram valor para a Verbalize.

 

★ Como todo o projeto foi imersivo, foi possível entender de fato a realidade da empresa, facilitando a comunicação e a identificação das necessidades do cliente.

 

★ Todas as facilitações envolveram partes práticas, que foram essenciais para que o cliente fixasse os conteúdos dados.

 

★ As variações de ferramentais para as facilitações foram positivas, pois, foram utilizadas apresentações, flip chart e até protótipos de orçamentos e previsões de fluxo de caixa.

 

★ Ao final de todas as facilitações o consultor pediu feedbacks, algo que agregou bastante para que houvesse uma evolução semanal em relação a qualidade da estrutura das reuniões.